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日研トータルソーシング株式会社様

電話より、Web応募の方がなにかと手間。しかも、Web応募は即対応しないとすぐ逃してしまうんです。

従来、紙の媒体から発生する電話応募者は、基本1度の対応で面談設定が完了するため、対応にそれほど時間はかからなかった。しかし年々増加しているWeb応募者 は、2度3度電話をかけ続け、メールでのやり取りが複数回続くことも少なくない。
Web 応募に24時間、365日対応するためには、コストをかけて対策を立てなければ速やかに面談まで誘導することは難しい。この課題をシステムを用い、限られたコストでどう解消しているかをお聞きした。

日研トータルソーシング株式会社ご担当者様

導入の狙いはなんだったか

ずばり、システムに期待することは、増え続けるWeb応募者への対応をいかに効率的にスピーディに行っていくか。対応に時間がかかり過ぎてしまっては、せっかくの応募を逃してしまうことは明らか。何らかのかたちで、応募者への対応を速めなければならない。以前であれば、どこの会社でも人員を増やして、人海戦術で対応していたかもしれない。
だが、もうそんな時代ではない、ITを使い限られた人数で業務を回していくことで、利益を生み出していかなければならない。そこで採用管理システムを導入することになった。

提供ソリューションの内容

提供ソリューションの内容まずは最初のアプローチを迅速に行うために、「自動面接予約」機能を利用した。
自動面接予約機能を使うと、Web応募者の情報がシステムに取り込まれた瞬間、メールが応募者に即時送信される。そのメール文面にはURLが記されており、応募者がクリックすると(PCでも、携帯でも)面接の日時を本人自らが予約できる。深夜や、長期休暇中など、従来ならマンパワーを投下して対応せざるを得なかった応募に対し、すぐに返信のメールを出し、自ら面接を予約させれば、スムーズに作業が進むのではないか、という発想で生まれた機能である。このシステム自体、業界で使われ始めたのは2012年になってからであるが、日研トータルソーシングは他社に先駆けて、このシステムを利用開始した。
さらに、これらの仕組みを社内に導入すると同時に、すでにある社内基幹システムとの連動も果たすため、社内の業務運用ワークフローも再構築した。

導入の効果はあったのか

夜間の自動面接予約機能を導入後、面接の設定率は確実に向上した。応募者自身が自動で面接予約、ということで、当初、社内でわずかながら出ていた面接来社者の質が低下するのではないかとの懸念も、ふたを開けてみればそういったことは見られず、現在まで順調に業務効率は向上している。はっきりとした数字上の分析は、今後ある程度の期間を経て十分にデータを収集してからになるが、現在までに、感覚値としてはかなりよい傾向がでていると感じている。ゼクウ社との取り組みも、ゼクウ社が人材業界を専門とするシステム会社ということもあり、システムの細かい点で業務のことがわかっていると社内でも好評である。今後はさらに、社内システムを改善・改修することも視野に入れ、他社に先行する業務自動化を推し進め、業界随一の応募者対応フローを確立させていくことが目標である。

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