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RPM

株式会社テクノ・サービス様

導入後は、媒体に優先順位をつけず、即日・即対応に。出稿媒体ごとに対応していた環境にはもう戻れない。

他社と比べ、数多くの媒体に出稿していることがテクノ・サービスの強みである。だが多数の媒体に出稿すればするほど、当然、業務は煩雑になるのも事実であった。媒体応募者への対応は迅速に行うことが原則ではあるが、状況によりどうしても応募数の多い媒体への対応を優先してしまう場合もあった。結果、応募者の対応速度にムラが生じてしまう。そんな課題をシステムでどう解決したかをお聞きした。

株式会社テクノ・サービスご担当者様

導入の狙いはなんだったか

ここ数年、紙媒体よりもWeb媒体からの応募者が多くなるにつれ、応募者対応を担当するスタッフの業務負担がどんどん重くなってきていた。多数の媒体からの応募者データを毎日、何回にもわたって取込んでいく、そんなルーチンの作業から担当者を開放し、もっと生産的な業務に携わらせたいと思っていた。加えて、休日の対応も平日と変わらないような体制を構築していきたかったが、休日は平日よりも要員が少なく、どうしても作業が遅れがちである点も課題であった。その時に紹介されたのが、採用管理システム「RPM」だった。「RPM」の機能を使えば、抱えている課題を一気に解消できると考え導入に踏み切った。

提供ソリューションの内容

提供ソリューションの内容 採用管理システム「RPM」では、全国40種類以上の求人媒体(アルバイトパート系、派遣・紹介系、新卒・中途系合わせて)に対応しており、完全自動で媒体連携することができる。連携することにより、15~45分程度の間隔でシステムが自動で定期的にデータを収集し、応募者対応担当者は各求人媒体の管理画面に一切アクセスすることなく全応募者のデータをリアルタイムに、共通の画面上で情報を確認することができるようになる。さらに取り込んだデータは自動的に整形され、自由な形式でデータダウンロードできる。データを自動で収集する機能と、 データを自動で整形し、基幹システムに取り込める形でダウンロードする機能、この2点の機能を使って業務改善に取り組んだ。

導入の効果はあったのか

作業効率の向上という面でまず大きな成果があった。感覚的に言えば10倍近く効率化したと思われる。さらにそれだけでなく、今まで単純作業に費やしてきたスタッフの時間を有効に使えるようになり、応募者に対してきめ細かい対応を行えることになったことも効果としては大きい。正確に、細かく応募者データを管理できることができるようになったので、例えば、応募者自身が入力してきた希望や職務経験、質問事項などの内容を、社内ですぐに共通データベースで確認し、応募者とのコミュニケーションが非常に取りやすくなった点などが挙げられる。これらの間接的なメリットも考えると、採用管理システムは業務効率を向上させるだけではなく、面接設定率や来社率の向上にも関わっており、採用効果自体の向上にも寄与していると考えられる。
今後、利用する媒体がさらに増えることも考えられるが、「RPM」はほぼ100%の求人媒体に対応しているので、引き続き安心して利用できるのも担当者としてはメリットである。

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