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商船三井キャリアサポート株式会社 様

導入前の運用が思い出せないほど、対応が楽になった。自動配信機能を活用し、来社率UPに繋げられている。

応募者とのメール・面接対応に多くの手間と時間を要している状態を解決することが、商船三井様の当時、最優先の課題でした。ただ、各支社ごとに独自の運用を行っていたため、なかなか一元統合することが難しかった状況の中、RPMをいかに導入し、それによりどのようなメリットが生まれたのかをお伺いしました。

商船三井キャリアサポート株式会社ご担当者様

導入の狙いはなんだったか

システム導入前は、応募者対応に一件一件手動で対応を行っていたため、多くの時間と手間を費やしている状態だった。応募対応だけではなく、登録者には定期的にフォローメールを送るようにしていたので、そこでもまた大きな労力がかかっていた。ただし、弊社の場合、各支店の応募対応の運用フローが違うため、応募管理システムの導入がなかなか難しいという現状もあった。しかし、Web媒体の応募者が増える状況の中、応募者対応をデータ上で一括管理する必要性を感じ、検討していたところにRPMを紹介され興味を持った。RPMならば、クラウド上で応募者情報を管理し、素早く対応を行えるようになることはもちろん、各支店の担当者の動きや応募者への対応状況が一括管理できる。さらに、自動返信メール機能を利用すればこれまで時間をかけていたメール対応等の時間も短縮できると理解し、求めるニーズにマッチすると感じた。

提供ソリューションの内容

提供ソリューションの内容自動配信メール機能を大いに活用している。自動配信の中にも種類があり、まずRPMに求職者が取り込まれたタイミングでファーストコンタクトとしてメールを送るものや、求職者自身に面接予約をネット上から行ってもらった際に送る予約完了メールなど、特定のアクション後に自動配信を行うという設定ができる。 中でも、面接が確定した応募者に対して、面接日の前日に自動配信されるリマインドメール機能には大変助かっている。今までは、前日に一件一件電話をかけて対応していたが、事前に設定をしておけば面接前日などに応募者に対して、自動でリマインドメールが送信されるので、対応が抜け落ちることがなくなった。

それ以外にも自動配信の条件分け機能を利用することで、各支店ごとの運用の違いもこの配信条件を調整することでカバーできた。現在は一部の支店で自動面接予約メールの自動配信を行っている。メールのテンプレート数も制限なく作成できるので、「この条件の場合にこのテンプレートを利用する」といった多くの選択肢から組み合わせできる点で、自由度も高いと感じている。

導入の効果はあったのか

今にすると、どうやって過去対応していたのか思い出せないほど、メール対応が楽になった。自動配信だけでなく、登録者への再案内メールは手動で送ることもあるが、一括送信ができるのでうまく利用し、手間をかけずに来社率UPへ繋げられている。また一元管理できることで、全支店の採用活動情報がいつでも把握できる状況にあるので、安心感をもてるようになった。各支店の運用体制が見えるようになったことで、全体の体制が整えやすくなったことも導入効果として大きいと感じている。

今後については、面接枠の作成時、まとめて枠を作成した後の細かい調整に手間がかかっているので、より応用的ではあるがCSV機能による面接枠更新を活用し、更なる作業時間の短縮を目指していきたい。また現在は分析機能がそれほど利用できていない状態ではあるが、RPMの分析は媒体×性別、媒体×曜日と様々な切り口から集計数値を割り出すことができるので、ぜひ活用していきたいと思っている。

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