RPMの導入前は、他社の管理システムで応募者データを一元管理していた。
各求人媒体からの応募者データを手動でシステムへ移し、その後、応募者へ初回連絡をするフロー。
担当者2名が毎日2時間ごとにデータを移し、応募件数にもよるが1回15分程度、移行に時間がかかっていた。 そのため応募～初回連絡までタイムラグが発生してしまい、早くて1時間、遅い場合は2時間もかかってしまっていた。
そして初回連絡の遅延により、応募者が離脱してしまう事が課題だと感じていた。

また、データ移行は手作業だったため、一部漏れも発生していた。
こうしたヒューマンエラーも解消したいと思い、RPMを導入した。

RPMでは、全国の数百種類の求人媒体に対応しており、自動で応募者データを連携出来る。 これにより、手動でデータ移行をすることなく、各求人媒体の応募者情報を自動でRPMへ一元集約する事が可能だ。

また、「勝手に追いかけ君」という自動処理オプション機能を利用し、事前に設定した条件に沿って、応募者へ自動でメールを送付している。 各エリアや拠点ごとなど、希望に沿って事前に条件を設定し、それに沿って任意のタイミングで自動でメールが送信できる。 その際、応募者自身がweb上で面接予約が出来るURLをメールへ差し込み、面接予約の案内まで行っている。 求人媒体の自動連携、勝手に追いかけ君、web面接予約機能、この3つの機能を活用した。

自動で応募者データが連携されるため、従来発生していたデータの移行作業、そして取り込み漏れがほぼ無くなった。

また、勝手に追いかけ君とweb面接予約機能の掛け合わせにより、応募があったタイミングで即時で面談予約の案内も自動で出来るようになり、対応スピードが格段に上がった。 元々課題だった離脱率が削減され、それだけでなく面談予約率が約10％もアップした。 応募数に左右されず、即時で応募者対応が出来るRPMは社内でも好評である。