採用活動では、応募者に対して選考結果を伝えるメールを都度送信しなければなりません。その中には、選考通過メールだけではなく採用見送りメールも含まれます。この記事では、正しい採用見送りメールの送り方を例文とともに紹介します。
採用見送りメールを送る必要性
採用見送りメールは採用活動における基本的なマナーのひとつ
選考結果が出たら、通過した応募者だけでなく採用を見送る応募者にもメールを送信するのが基本です。不採用だからといって連絡しなくてもよいわけではないため、忘れないようにしましょう。ここでは、不採用者に対してメールを送る主な理由を紹介します。
応募者に対するマナーのひとつ
採用・不採用にかかわらず、選考結果を伝えるのは応募者に対する最低限のマナーです。応募者は選考を受けるために時間をかけて履歴書や職務経歴書、プレゼン資料を用意します。そのことに感謝するのは選考担当者の基本と言えるでしょう。
選考終了後、応募者には「結果は○日以内にメールで連絡します」と伝えます。連絡しないことは応募者との約束を守っていないことを意味するため、不誠実な対応と思われるでしょう。
リスクの軽減に役立つ
採用を見送ったからといって、自社と全く関わらないわけではありません。応募者は顧客の1人です。また、応募者が取引先企業に入社し、ビジネスで関わることも考えられるでしょう。選考の際にきちんと対応しなかったことで、基本的な対応や管理体制に問題がある企業と判断されかねません。
企業のイメージを損ねれば、信頼を失うリスクがあります。採用を見送る場合でも、最後まで誠意をもって対応することが大切です。
採用見送りを知らせる方法とそれぞれの特徴
状況によっては電話や郵便といったメール以外の手段も活用しよう
応募者に採用を見送ったことを伝える方法はメールだけではありません。他にもさまざまな連絡手段があるため、状況に応じて適切なものを選ぶことが大切です。ここでは、応募者への連絡手段とそれぞれのメリット・デメリットを紹介します。
メール
メールはビジネスにおける基本的な連絡手段として幅広く用いられています。送信・受信の双方が自由なタイミングで利用でき、相手の時間を拘束することがないためです。
用件を簡潔に伝える上でも効果的で、履歴が残る点もメリットといえるでしょう。誤解がないように注意して文章を記すことで、認識違いによるトラブルを防げるのも特徴です。採用見送りの連絡は、基本的にメールを利用することをおすすめします。
電話
応募者に対して確実に結果を伝えたいときは、電話がおすすめです。電話は相手に出てもらえれば、その場ですぐに情報を伝えられます。ただし、録音していない限り記録が残らず、認識違いによるトラブルが発生しやすいのがデメリットと言えるでしょう。また、相手が出なければ会話できないのも難点です。
デメリットに対処するには、事前に伝える内容をまとめた上で、比較的つながりやすいと思われるタイミングで電話することを意識しましょう。
オンライン会議ツール
オンライン会議ツール（Web会議システム）で連絡する方法もあります。あまり一般的に用いられる方法ではありませんが、選考に対するフィードバックや採用見送りの経緯を伝えたいのであれば、効果的な手法です。
ただし、電話と同様に記録を残しにくく、相手の予定も考慮しなければならないのがデメリットと言えるでしょう。通常、企業が不採用の理由を詳しく開示するケースは少なく、オンライン会議ツールを使用することはまれです。
書面
応募書類を返却する場合、書面で連絡する方法もよいでしょう。選考結果を記した書類と返却する応募書類をまとめて送付することで、連絡が1回で済みます。
郵便事故のようなトラブルが発生しない限り、確実に届くのがメリットですが、送料を負担しなければなりません。到着まで時間もかかるため、書類を返却する必要がないのであれば、メールを使用したほうがスピード・コストの両面でおすすめです。
採用見送りメールの構成
採用見送りメールは宛先・送信元・あいさつ・内容を全て明記しよう
採用見送りメールもビジネスメールであるため、基本的なマナーを押さえて構成を考えることが大切です。伝えなければならない情報の漏れや伝達ミスを予防し、自社の印象を悪くしないためにも送信前にチェックしましょう。ここでは、採用見送りメールに記載する内容について詳しく解説します。
件名を端的に記載する
メールの件名は読んだだけで内容が分かる簡潔なものにしましょう。採用見送りメールでは「選考結果のご連絡」「書類選考結果（面接結果）のご連絡」と記載すれば、選考結果に関するメールだとすぐに理解できます。
件名に「不採用のお知らせ」のように結果を書く必要はありません。件名は結果ではなく、用件の概要を伝えるところと覚えておきましょう。
応募者名・企業名・担当者名を記載する
本文の冒頭は、応募者名・企業名・担当者名の順で記載しましょう。1行目に「○○○○様」と応募者のフルネームを明記することで、誰に宛てたメールなのかが明確になります。
2行目には「○○（企業名）で採用を担当している○○（担当者名）です」のように、企業名と自分の氏名を簡潔に記します。メールの出どころが明らかになり、複数社の選考を受けている応募者でもどの企業からの結果通知なのかすぐに理解できるでしょう。
なお、通常のビジネスメールで用いる「お世話になっております」といった定型的なあいさつは必要ありません。
感謝の意を伝える
企業名や自分の氏名を明らかにした後は、すぐに結果を伝えるのではなく、自社を志望してくれたことに対する感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。「お忙しい中、弊社の面接にお越しいただき、ありがとうございました」のように書きましょう。具体的な文面は、書類選考の結果か、面接の結果かによって異なります、
選考担当者は、企業の代表として応募者対応に携わっていることを忘れないようにしましょう。企業の印象が悪くなることは書かないように注意しつつ、基本的なマナーを押さえることが大切です。
選考結果を伝える
あいさつの後は選考結果を簡潔に伝えます。ただし、「不採用とすることを決定しました」といった直接的な表現は用いないのが基本です。
「ご意向に沿いかねる結果となりました」「採用を見合わせることを決定いたしました」など、結果を明確に伝えつつダイレクト過ぎない表現を選びます。ビジネスメールは簡潔かつ誤解のない文面が基本であることを考えると、確認のために一度読み直してから送信することも大切です。
採用見送りメールの例文
基本的なポイントを押さえたメールを送るために例文をチェックしよう
ここでは、採用見送りメールの例文を紹介します。選考担当者としてメールを作成するときは、例文を参考に自社の状況に合わせてアレンジするとよいでしょう。なお、応募書類は処分・返却のどちらでも問題ありませんが、メール内に取り扱いを記載することが大切です。
書類選考後に採用見送りメールを送る場合
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【例文】 件名：選考結果のご連絡 ○○（応募者氏名）様 ○○（会社名）の○○（担当者名）です。 この度は弊社の○○職採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。 ご提出いただいた書類に基づいて選考を実施した結果、今回は採用を見送る結果となりました。 恐れ入りますが、何とぞご了承お願いいたします。 選考に際してご提出いただいた書類は、履歴書に記載された住所宛に返送いたします。 ○○（応募者氏名）様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。 （外部連絡用の署名） |
面接後に採用見送りメールを送る場合
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【例文】 件名：面接結果のご連絡 ○○（応募者氏名）様 ○○（会社名）で採用を担当している人事部の○○（担当者名）です。 先日はご多忙の中、弊社の1次面接にお越しいただき、ありがとうございました。 過日ご提出いただいた応募書類および今回の面接に基づいて選考を重ねた結果、今回はご希望に添いかねる結果となりました。 大変恐れ入りますが、何とぞご了承お願い申し上げます。 なお、選考に際してご提出いただいた書類は、弊社で責任をもって処分いたします。 ○○（応募者氏名）様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 （外部連絡用の署名） |
採用見送りメールを送る際のポイント3選
誤解や誤送信を避けるためにも送信前には内容や宛先をきちんとチェックしよう
採用見送りメールを送るときは、内容以外にもいくつか注意しなければならないポイントがあります。自社の評判を落としたり信用を失ったりすることにつながりかねない致命的なミスをしないためにも、事前に確認しておきましょう。ここでは、内容以外に意識したい3つのポイントを紹介します。
選考結果はすぐに伝える
採用・不採用にかかわらず、選考結果はすぐに伝えましょう。面接では「○日までに選考結果を連絡します」と伝えるのが一般的ですが、伝えたからといってギリギリまで連絡しなくてもよいわけではありません。
不採用の場合、応募者はすぐに就職活動を再開したいでしょう。自社より志望順位が低い企業の結果が先に出て、回答を待っている可能性もあります。応募者の状況はさまざまであることを考えると、結果が出た段階ですぐに連絡するのが良心的です。
送信内容に間違いがないか確認する
メールは送信先を間違えると取り戻せません。送信前にメールアドレスや応募者名、選考結果が間違っていないか念入りに確認しましょう。
「採用する方に採用見送りメールを送ってしまった」「応募者の氏名が他人のものになっていた」といったヒューマンエラーによるミスは十分にあり得ます。特に、テンプレートを使用して複数の応募者にメールを送信しているとミスが発生しがちです。個人情報の漏えいや応募者が不信感を抱く原因になるため、確実にチェックしましょう。
採用見送り後のオファーメールも検討する
選考結果の連絡後、辞退による欠員が発生して再選考しなければならない状況に陥ることもあります。そのようなときには、採用見送りメールを送った応募者に対して、数日空けて再オファーメールを出すのもひとつの方法です。
再オファーの可能性がある場合、採用見送りメールに「○日までに別途ご連絡差し上げる場合があります」と注記しておくとよいでしょう。応募者の志望度合いや再オファーの内容によっては、受託してもらえるかもしれません。
メール送信を効率化するならRPMの導入をご検討ください
採用活動全般の効率化を実現するならRPMを導入しよう
メールの連絡漏れや採用活動の停滞を防ぐには、採用業務全体の効率化が欠かせません。ゼクウでは採用活動を大幅に効率化できる採用管理システム「RPM」を提供しています。RPMをご活用いただければ、担当者の業務量を減らしてスピーディーな採用活動を展開できるでしょう。採用活動の工数削減を課題と感じている方は、ぜひこの機会にRPMをご検討ください。
応募者情報の管理を一元化
RPMは、応募者情報や選考進捗を一元管理でき、連絡業務も自動化できます。選考結果の連絡のようなメールを使用した業務も自動化でき、担当者の送信忘れや宛先ミスによる誤送信のリスクを大幅に減らせるのがメリットです。
工数を削減すれば採用活動にかかる時間を減らせ、コスト削減にもつながります。応募者の管理や連絡には膨大な手間がかかるため、RPMを利用して業務の改善を図るのがおすすめです。
自動でスケジュール調整できる面接予約機能
応募者と選考担当者のスケジュールを確認し、面接の日程を調整するのは手間がかかる業務のひとつです。RPMには選考日程をスケジューリングする機能があり、担当者に代わって自動で日程を調整してくれます。
日程は連携先のカレンダーに自動で反映して可視化でき、担当者間の共有もスムーズです。対応漏れや見落としがなくなり、業務全体を効率化できます。
外部サービス・社内システムと自由な連携を実現
グループウェアやGoogleカレンダー、SFAといったビジネスツールと幅広く連携できるのもRPMの魅力です。オンライン面接機能も搭載し、状況によっては便利に使えるでしょう。
RPMはさまざまなシステムと連携することで、業務のシステム化を強力に推進します。選考担当者が別の業務と兼任している場合や複数の案件を同時に処理しなければならない場合で役立つでしょう。
求人媒体と連携（約95％の媒体をカバー）して応募者のデータを自動で取得し、データベース化する機能も搭載しています。手動では面倒な業務の多くを自動化できるため、業務効率を大幅に高めたいのであれば、ぜひ導入をご検討ください。
まとめ
採用見送りを伝えるメールはスピーディーかつ正確に送信しよう
選考結果の連絡は選考担当者の重要な仕事のひとつで、採用を見送った応募者に対しても伝える必要があります。採用見送りメールは構成に悩みがちですが、ある程度の決まりを覚えておくと、スムーズに作成できるでしょう。選考結果のメール送信に手間がかかることを考えると、重要な業務に時間を使うためにも連絡業務は自動化するのがおすすめです。
ゼクウが提供する採用管理システム「RPM」を利用すれば、応募者情報の集約や選考日程の調整のような業務を自動化できます。自動化すれば時間を有効活用できるため、ぜひこの機会に利用をご検討ください。
