企業が成長し発展するには、生産性を高めて業績を向上させなければなりません。そのためには採用業務の質を上げ、優秀な人材を採用することが重要です。この記事では、採用業務とは何か解説しつつ、採用業務における課題と解決のポイントを紹介します。
採用業務とは？5つの業務フロー
採用業務にはさまざまなプロセスがある
採用業務とは、企業が新しい人材を募集して採用する一連のプロセスのことです。一般的には人事部門が担当し、企業の成長や事業の発展に必要な人材を確保します。ここでは、採用業務の5つのフローについて解説します。
採用計画の立案
まずは「どのような人材を」「いつまでに」「どのような方法で」採用するかを決めて計画を立てます。立案の際に意識するポイントは以下の通りです。
・採用目標：必要な人数や職種、採用時期の目標を設定する
・必要な人材：企業が求める人材の能力や経験、性格を明確にする
・採用方法：求人広告や採用イベント、選考方法や面接の日程を決める
採用戦略を最適化するには、応募者数と採用コストを考慮することが大切です。採用計画は継続的に見直して改善することで、企業の成長に不可欠な人材を効率的に獲得できるでしょう。
採用基準の擦り合わせ
採用基準とは、選考で重視する能力やスキルを定めた基準で、一般的には「必要な資格やスキル」「業務に役立つ知識や経験」「勤務時間や勤務地、待遇」といった条件が挙げられます。
採用基準の擦り合わせは、企業が求める人材を明確にし、公平かつ適切に評価するために重要です。採用プロセスの属人化を防げる他、ミスマッチも防止できます。採用基準は人事部門や採用担当者だけでなく、関連部署や経営層の意見も聞くことが大切です。
母集団の形成
採用における母集団とは、自社に興味を持って新卒採用や中途採用に応募する求職者の集団で、計画的な採用の実現に必要です。母集団の形成方法はいくつかありますが、代表的なのはインターネットを利用した求人広告や人材紹介会社の利用、会社説明会が挙げられます。
母集団の形成にはコストがかかるため、企業の予算や求める人材を考慮し、適切な方法を選択することが重要です。
採用選考
採用選考とは、応募者の中から自社にマッチした人材を選び出すプロセスです。応募者の履歴書や職務経歴書、面接試験、適性検査の結果を基に応募者の能力や自社とのマッチ度を評価します。
選考日程を決める際は、応募者だけでなく関係部署や上層部とも連携を取り、スケジュール調整することが大切です。また、応募者の個人情報の扱いやプライバシーに関する質問は避ける点にも注意しなければなりません。
内定／内定者フォロー／受け入れの準備
採用が決まったら内定通知を送り、内定者フォローと受け入れの準備をします。内定者フォローとは、入社までの間も内定者と企業が良好な関係を維持し、スムーズに入社できるようにサポートすることです。具体的には、内定者向けの説明会や面談、社員との交流会があります。
内定者フォローは内定者と企業の信頼関係を構築し、入社意欲を高めるものです。入社前に不安や疑問があると、入社意欲が下がり、内定を辞退される恐れがあるため注意しましょう。
採用業務のスケジュール
選考が集中する期間は採用業務が忙しい
採用業務は採用計画の策定から応募者の選考、入社までさまざまな業務があります。採用業務に従事する方は、ここで紹介する採用業務の繁忙期、閑散期について押さえておきましょう。なお、スケジュールや忙しさは企業によって異なります。
繁忙期は3月~5月
採用業務における繁忙期とは、大量の応募があり、選考業務が集中する期間です。新卒採用の場合、採用広報解禁後の選考から内定出しまでのタイミングが最も忙しいと言えるでしょう。企業によっては書類選考や面接だけでなく、求人広告の出稿や採用イベントの開催に関する業務も含まれます。
リソースが足りないと採用担当者の負担が増え、ミスが発生しやすくなるため注意が必要です。採用担当者の負担を減らすためにも、採用管理システムの導入や外部の採用支援サービスの活用を検討するとよいでしょう。
閑散期は9月~11月
採用業務の閑散期は、新卒採用の内定出しが終わり、次年度の募集が始まるまでの期間です。ただし、通年採用を実施する企業の場合、繁忙期を過ぎても忙しいケースがあります。
採用活動が少ない時期は、求職者との出会いの場を確保できるチャンスです。例えば、夏休みの長期休暇を利用したインターンを実施する企業が増えています。また、採用基準の見直しや応募者対応の改善など、採用活動の問題点を洗い出す時間として利用するとよいでしょう。
採用担当者に求められる5つの知識・スキル
採用担当者にはさまざまスキルが求められる
採用担当者は企業と応募者をつなぐ重要な役割です。自社に合った優秀な人材を採用し、企業を成長させるには、さまざまな知識やスキルが求められるでしょう。ここでは、採用担当者に必要な5つの知識・スキルを紹介します。
コミュニケーションスキル
採用担当者はメールや電話を通じて、応募者と適切なコミュニケーションを取る必要があります。応募者が企業に不安や疑問を抱えている場合、解消に向けて対応することも仕事のひとつです。
また、採用担当者は他のメンバーと協力して採用戦略を立て、面接で評価をします。人材紹介会社や求人広告会社など、外部と連携する機会も少なくありません。応募者や社内外の関係者と信頼関係を築き、優秀な人材を確保するためにもコミュニケーションスキルが重要です。
調整スキル
採用担当者は面接の日程を決める必要があります。応募者は自社以外の企業を受けているケースもあるため、連絡を取り合ってスケジュールを調整しなければなりません。
また、面接には各部署の上役や経営層といった複数の人間が立ち会う場合もあります。それぞれのスケジュールを確認し、応募者と企業の双方が都合の良い日程を決めるのも採用担当者の仕事です。社内外の関係者と協力して円滑に採用活動を進めるには、さまざまな業務を調整する能力が求められます。
臨機応変に対応するスキル
採用活動は計画通りに進まないことがあります。応募者との面接やコミュニケーションの中で、予期しない状況や問題が生じることもあるでしょう。そういった事態に対処できるよう、迅速かつ効果的に解決できる柔軟性が欠かせません。
また、時代の変化とともに採用手法やトレンドは変化します。古い価値観や固定観念にとらわれず、臨機応変に対応する姿勢が大切です。
法令知識
採用担当者には、労働基準法や男女雇用機会均等法、健康保険法といった法律に関する基礎知識が求められます。労働契約の締結や労働条件を求人に記載する際に必要なためです。
採用業務に関わる法律を採用担当者が十分に理解していない場合、適切な採用活動ができないだけでなく、法律違反や労使間トラブルにつながる恐れがあります。
採用管理システムを扱うスキル
採用管理システムとは、採用プロセスを管理するための情報システムです。細かい違いはありますが、多くのシステムは以下の機能を備えています。
・求人募集の管理
・応募者の情報管理
・面接スケジュールの調整
・内定通知
・採用活動の分析
採用管理システムを用いることで、採用プロセスの効率化や採用品質の向上、採用担当者の負担軽減が期待できます。大量の応募者を選考する採用活動で使われるケースが多く、採用担当者は採用管理システムを扱うスキルが求められます。
採用業務における課題
採用業務の範囲は広く、さまざまな課題が生じやすい
採用業務は企業の成長や発展に欠かせない重要な仕事で、責任が重く、業務内容も多岐にわたります。採用業務でどのような問題や課題に直面しやすいのか知っておくと、業務がスムーズに進むでしょう。ここでは、採用業務における課題を3つ紹介します。
質・量ともにコミュニケーションが重要な場面が多い
採用担当者は応募者に加えて、社内外とコミュニケーションを取る場面が数多くあります。応募者を1人採用するだけでも面接日の調整や内定通知、内定後フォローなど、応募者や関係各所と何度も連絡を取り合わなければなりません。
応募者の数に比例してコミュニケーションの頻度は増えるため、採用担当者は連絡業務に追われがちです。しかし、応募者対応が雑だと、企業への不信感につながって応募や内定を辞退される恐れがあります。
想定以上に応募者が集まらない
採用計画を入念に練って母集団形成に力を注いでも、応募者が集まらないことは珍しくありません。応募者が集まらない理由として考えられる課題は以下の通りです。
・募集対象者に情報が届いていない（求人広告が目に付かない）
・応募条件が厳しい（学歴や資格など）
・給与や待遇が魅力的ではない
・企業のイメージが悪い
・応募プロセスが煩雑
上記の点を改善し、新しい取り組みをするにはコストや時間が必要です。また、採用担当者の負担が増える恐れもあります。
業務の量が膨大
採用活動は「求人広告の作成と掲載」「応募者の書類選考と面接」「内定フォロー」とさまざまな採用プロセスを経て結果が出ます。採用人数が多い場合や人的リソースが不足している場合、採用担当者の業務量は膨大となるでしょう。
採用担当者の負担を軽減するには、採用管理システムを導入して応募者への連絡や求人媒体からの情報の取り込みを自動化するのが有効です。
採用業務を効率化するには？5つのポイント
採用業務を効率化することで、優秀な人材の確保や採用担当者の負担軽減につながる
採用プロセス全体の無駄を省いて採用業務を効率化すれば、より適切な人材を選考するために時間が割けます。また、手作業で発生する入力ミスや連携ミスも減らせるでしょう。ここでは、採用業務の課題を解決して業務効率を上げたい方に向けて5つのポイントを紹介します。
採用フローの見直し
採用フローが適切でないと、自社にマッチした人材を獲得できないだけでなく、応募者や採用担当者のストレスや負担が増える恐れがあります。
「採用業務に無駄がある」「求人広告が効果的ではない」「内定辞退が多い」という課題に対しては、採用フローを見直しましょう。「一部の採用担当者に業務が偏っている」「負担が多い」といった問題を抱えている企業は担当業務を見直して、フォロー体制を作ります。
評価基準の整備
選考に時間がかかる上にミスマッチが多い場合、評価基準が整備できていないことが考えられます。評価基準をきちんと定めることで、業務の属人化を防ぎ、誰が評価しても同じ結果を得られるでしょう。
評価基準の整備は、求める人物像や評価方法を明確にするのが肝ですが、評価者のスキルアップも欠かせません。ただし、評価者のトレーニングには時間がかかるため、すぐに効果を出したいときは面接時の質問のフレームワークを作成するのがおすすめです。
応募者対応の自動化
採用業務では応募者対応の負担が大きい上に、返事が遅いと企業への信頼を損ねる恐れがあります。応募者対応を自動化することで、応募者からの問い合わせや申し込みに24時間対応が可能です。
連絡を密に取り合うことで、応募者の不安や不満を解消できるでしょう。また、採用担当者の負担も大幅に軽減できます。応募者対応を自動化するには、採用管理システムの「自動返信メール」「応募フォームの作成」といった機能を用いるとよいでしょう。
採用代行サービスを活用
社内の採用リソースが足りない場合、採用代行サービスを活用するのもひとつの方法です。採用に関する業務を一括して請け負うサービスで、知識やノウハウを持った専門家が選考を担当するため、優秀な人材をスピーディーに採用できるでしょう。
また、求人広告の作成や面接の日程調整のような業務も代行するため、採用担当者の負担も減らせます。採用代行サービスを選ぶ際は、「信頼できる企業か」「自社の要望に応えてくれるか」といった点を確認しましょう。
採用管理システムの導入
採用業務の効率化や採用担当者の負担軽減を目指すのであれば、採用管理システムの導入がおすすめです。採用管理システムを利用すると、以下のメリットが享受できます。
・応募者情報を一元管理できる
・採用活動の進捗状況や課題を把握できる
・応募者とのコミュニケーションを自動化し、素早い対応ができる
・求人媒体と連携し、応募者情報を自動で取り込める
・集約したデータを分析し、次回以降の採用活動に生かせる
日程調整や連絡といった雑務が減ることで、採用計画の立案や面接といったコア業務に専念できます。採用管理システムの導入は、応募者と企業の双方にとってメリットが多いと言えるでしょう。
まとめ
採用業務を効率化することは企業と応募者の双方にとって有益
採用業務は採用計画の立案から内定者フォローまで5つの業務フローがあります。選考が集中する3月〜5月は忙しくなりやすいため、計画的に準備を進め、自社に合った人材を獲得することが大切です。
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