内定者面談は企業と内定者にとって、入社前の大事なコミュニケーションの場です。内定者は入社に際してさまざまな不安を抱えている可能性があるため、内定者面談で不安や疑問を解消することが大切です。この記事では、内定者面談の基本的な流れやスムーズに進めるための事前準備について解説します。
内定者面談を実施する二つの目的
内定者面談を実施する目的を知ることで効果的な面談が実現する
忙しい採用担当者にとって、内定者一人ひとりと面談をし、コミュニケーションを取るのは簡単ではありません。しかし、内定者面談を実施することは、企業と内定者の双方にとって大きなメリットがあります。ここでは、内定者面談を実施する目的を二つ紹介します。
企業と内定者の信頼関係を深めて辞退を防ぐ
内定者の中には、「入社後に職場になじめるだろうか」「自分の実力が通じるだろうか」など、さまざまな不安や疑問を抱えている方がいます。そうしたケースにおいて有効なのが、内定者面談です。
入社前に内定者と企業間でコミュニケーションを取ることで、内定者の不安や疑問を解消し、内定辞退を防ぐことが可能です。また、内定者面談では企業のビジョンや社風などを改めて共有できるため、入社後のスムーズな活躍にも期待できます。
条件を明確に提示する
内定者面談を通じて、入社日や給与、福利厚生などの詳細な条件を提示できます。入社後のミスマッチを防ぐためには、条件面で企業と内定者との間に相違がないようにすることが大切です。
また、面談では企業側が一方的に条件を提示するのではなく、内定者の希望条件も聞くとよいでしょう。入社日や給与は内定者から交渉される可能性もあります。条件面で内定者が納得できるように分かりやすく説明し、質問はきちんと受け付けるようにしましょう。
内定者面談をスムーズに実施するための事前準備
内定者面談をスムーズに進めるためには準備が大事
採用担当者が何も準備をせずに内定者面談に臨むと、スムーズに進行できなかったり、内定者を不安にさせたりしかねません。事前に面談の方向性や目的を決めて準備を進めることで、より良い内定者面談を実施できるようになるでしょう。ここでは、内定者面談の事前準備について解説します。
目的や方向性を明確に定める
内定者面談の内容を整理するためにも、まずは目的や方向性を明確に決めることが大切です。「内定者とコミュニケーションを取る」「会社の概要を説明する」「応募者の希望条件を聞く」など、面談を実施する主目的を設定しましょう。
内定者とコミュニケーションを取るのが目的であれば、応募者から質問を受け付けるような内容がメインです。会社の概要やビジョンを説明するのであれば、事前に関連資料を用意・作成しておくとよいでしょう。
タイミングや回数、内容を決める
内定者面談は、目的を変えて複数回設定することをおすすめします。特に内定者の社会人経験が浅い、業界・職種未経験である場合などは、複数回の面談を通じて詳細な情報を伝えることで、より理解を深めてもらえます。
とはいえ、内定者面談を何度も行うと、内定者にとって負担となってしまいかねません。状況に応じてタイミングや回数、進め方を考えるとよいでしょう。
担当者のスケジュールを調整する
内定者面談を実施する際には、誰が面談を担当するのかを決め、それぞれのスケジュールを調整する必要があります。内定者面談の担当者は、面談の目的に応じて決めるとよいでしょう。
例えば、企業のビジョンや経営方針などを説明する際は、人事に加え、経営層や配属先のマネージャーに参加してもらうと効果的です。マネージャーが面談に参加することで、入社後の役割や業務内容を具体的に説明できます。また、内定者と経営層が直接話すことで内定者の入社意欲の向上が期待できるでしょう。
担当者を決めた後は、内定者と担当者の都合の良い日程を調整し、面談日を決めます。内定者が別の仕事をしている場合は、仕事と面談のスケジュールが重ならないように日程を調整しましょう。内定者が学生の場合は、授業や試験のスケジュールを考慮する必要があります。
内定者面談の基本的な流れ
内定者面談の流れを知ることでスムーズな進行が可能となる
内定者面談をスムーズに進めるためには、どのような流れで進行するのかを前もって把握しておくことが大切です。内定者面談の進め方に決まりはありませんが、一般的な流れを押さえた上で、目的に合わせて組み立てるとよいでしょう。ここでは、内定者面談の基本的な流れを紹介します。
企業情報や経営ビジョンの説明
内定者面談では、内定者に自社の理解を深めてもらうために企業情報や経営ビジョンを説明することが大切です。内定者は入社前に企業のことを詳しく知りたいと思っています。企業情報を説明する際は、「事業内容」「企業の歴史」「ビジョン」「社風」「社会的貢献活動」などを中心に話すとよいでしょう。
企業情報や経営ビジョンの説明は、内定者によっては「難しい」「つまらない」と感じる恐れがあります。説明する際は、内定者が関心を持ちそうな情報を重点的に解説し、内定者のモチベーションを高められるように工夫しましょう。
入社意思の確認と必要書類の受け渡し
内定者面談では内定者の入社意思を確認する必要があります。就職活動では、内定者に対して企業から学生に内定通知書とともに内定承諾書を送付する形が一般的です。内定者から内定承諾書が届いていない場合は、内定者面談で提出を依頼しましょう。
また、内定者が内定を承諾している場合は健康診断書や社会保険関係の手続きに必要な書類の提出を求めるケースもあります。
条件の提示と交渉
内定者面談では、企業側が内定者に対して給与や待遇、労働条件などの条件を提示します。しかし、内定者の希望条件に合致していない場合は、条件面の交渉をされる可能性があります。
条件交渉になったときに備え、事前に給与や待遇などどの程度までであれば許容できるのかを明確に決めておき、内定者が求める条件に柔軟に対応できるようにしましょう。
内定者からの質問と回答
内定者面談には、内定者の疑問や不安を解消する目的があります。面談では内定者からの質問を受け付ける時間を設けましょう。内定者からの質問でよく聞かれるのは、「仕事内容」「チームや部署」「キャリアアップについて」「入社後のサポート」などです。
質問に答えられないと内定者に不信感を与えてしまう恐れがあるため、事前に想定される質問の回答を考えておくとよいでしょう。
内定者の辞退を防ぐために面談で聞きたい質問
内定者面談で質問する内容を整理しておくとよい
内定辞退を受けると、自社で活躍を期待していた人材を獲得できず、新たに人材を確保する必要も出てきます。選考にかかった時間や労力、コストを考えても、内定辞退は極力避けたいものです。内定辞退を防ぐためには、内定者の疑問や不安を引き出す質問が大事です。ここでは、内定辞退を防ぐために面談で聞きたい質問を5つ紹介します。
入社するにあたって気になることはありますか？
内定者は入社に際して、さまざまな不安や疑問を抱えているものです。また、内定を得たからといって、入社したいという気持ちが変わる可能性も少なくありません。入社にあたって気になることを聞くことで、内定者の心理状態や懸念点を理解できるでしょう。
入社前に内定者の不安材料を把握できれば、企業側からもアドバイスや情報提供を行えます。入社後のトラブルを未然に防ぐためにも、入社前に疑問や不安を解消することが重要です。
現職の報酬水準と希望する報酬水準はどの程度ですか？
内定者が納得して入社してもらえるよう、給与や福利厚生などの条件面の質問をすることが大切です。企業と内定者の両者が合意した上での入社となるよう、報酬水準をきちんとすり合わせましょう。
内定者が求める報酬は給与だけでなく、ボーナスや福利厚生、昇給などさまざまです。企業側が内定者の希望に沿えるかどうかは別として、内定者が望む報酬について知っておくことは、双方にとって有益となるでしょう。
入社後はどのようなキャリアプランを思い描いていますか？
内定者の入社後の目標や方向性を聞くことは、企業が内定者のキャリア開発を支援するための重要な情報源となります。例えば、「将来的にどのようなポジションを目指すのか」「どのようなスキルや経験を身に付けたいのか」「どのような業務やプロジェクトに参加したいのか」などの質問をするとよいでしょう。
企業側は、内定者が入社後に理想のキャリアが実現できるように必要な研修や教育プログラム、キャリア開発を支援することが大切です。
他の選考はどこまで進んでいますか？
就職・転職活動において複数の企業に応募して選考を進めるのは一般的であり、内定を出したからといって必ずしも自社へ入ってくれるとは限りません。自社への志望度や優先度を確かめたい場合は、他社の選考状況について聞くとよいでしょう。
ただし、内定者の中には他社の選考状況を答えたくない方もいます。そういった方に質問してしまうと、入社意欲を損ねてしまう恐れがあるため、慎重に見極める必要があります。
何か質問はありますか？
内定者面談の最後には内定者からの質問を設ける形が一般的です。これは「逆質問」と呼ばれ、内定者面談においては内定者の不安や疑問を解消する狙いがあります。
また、内定者の考え方や意見を引き出すことで、内定者をより深く知ることができ、入社後のフォロー体制も整えやすくなります。逆質問では、内定者が気軽に質問しやすいような雰囲気作りを心がけるようにしましょう。
内定者面談で想定される逆質問と回答例
内定者面談では内定者からの質問に丁寧かつ的確に答える必要がある
内定者面談の逆質問ではどのような質問がされるのでしょうか。スムーズかつ的確に質問に答えて内定者の入社意欲を上げるためにも、事前に想定される質問の回答を考えておくことが大切です。ここでは、想定される逆質問と解答例を4つ紹介します。
年間スケジュールや繁忙期はどのようになっていますか？
内定者は入社後の働く姿をイメージするために、年間スケジュールや繁忙期について質問する場合があります。特に繁忙期には多くの業務をこなさなければならないため、残業が増えたり、休日出勤が必要になったりする場合も少なくありません。
内定者が安心できるように、繁忙期はいつなのか、企業ではどのような対策を取っているのかなどを伝えましょう。また、社員の1日のタイムスケジュールを伝えると、内定者も入社後の働き方が理解できて効果的です。
どのようなキャリアパスが開かれていますか？
内定者は自身のキャリアプランを設計するために、キャリアパスや昇給制度に関する質問をする場合があります。「入社後にどのような職務やプロジェクトに携われるのか」「どのようなキャリアアップのチャンスがあるのか」「どのようなスキルや能力を身に付けられるのか」など、具体的な情報を伝えましょう。
また昇給や賞与、インセンティブ制度について、適切な評価基準があることを伝えると安心感を与えられ、モチベーションアップにも期待できます。
具体的な業務内容を教えていただけますか？
内定者は「自分がどのような業務を担当することになるのか」「どのようなスキルや知識が必要とされるのか」「どのような成果が求められるのか」など、業務に関する詳細を知りたいと考えています。企業側は業務内容を詳しく解説し、1日のスケジュールも伝えてあげるとよいでしょう。
内定者が具体的な業務内容を知ることは、企業側にとっても有益です。内定者が入社前に業務内容をしっかりと把握することで早期活躍が期待でき、企業の生産性向上につながるでしょう。
入社前にできる準備はありますか？
「入社前に身に付けておくべきことがあるのか」「どのような書類を提出する必要があるのか」などもよくある質問例です。入社前に身に付けておきたい知識やスキルについては、分かりやすく説明しましょう。ただし、一度に多くの知識やスキルの習得を要求すると、ハードルが高いと感じて内定辞退につながりかねないため注意が必要です。
入社前の手続きについては内定者が安心できるようにきちんと説明し、サポートしましょう。また、オリエンテーションや新入社員研修を実施する場合は、その内容についても説明しておくと親切です。
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忙しい採用担当者は、内定者フォローにそれほど時間をかけられないでしょう。しかし、内定者フォローをきちんと行わないと、内定辞退につながる恐れがあります。内定者ときちんとコミュニケーションを取るためには、採用業務を効率化して時間を作り出すことが重要です。
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まとめ
内定者面談を適切に行えば内定者辞退を防ぐことが可能
内定者面談は内定者の不安や疑問を解消し、入社意欲を高めるために重要です。内定者面談をスムーズに進めるためにも、内定者面談の基本的な流れを押さえ、想定される質問の回答を用意しておきましょう。
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