人事評価シートは、社員の業績や能力を公平に評価する書類です。その評価結果は、昇格・昇給・賞与などの処遇を決める際に使用されます。人事評価シートは企業にとって重要な書類ですが、どのように書いたらよいのかが分からない方も多いのではないでしょうか。この記事では、人事評価シートの書き方やポイント、例文を紹介します。
人事評価シートとは？
人事評価シートとは、社員の能力やスキルを評価するための書類
人事評価シートとは、社員の能力や実績、仕事への取り組み方などを評価するための書類のことです。人事評価シートがあることで社員の能力や業績を正確に評価し、「目標設定」「昇進・昇格の判断」「賃金査定」「能力開発計画の策定」など、さまざまな人事施策に役立てられます。
人事評価シートには、評価項目や評価方法、評価基準、評価者のコメントなどを記載します。人事評価シートを作成することで、従業員のモチベーション向上やキャリアアップの機会を提供できる点が特徴です。
なぜ人事評価シートが重要なのか
人事評価シートは社員のモチベーションアップのために重要
人事評価シートは「評価項目や評価基準の設定」「評価方法の選択」「評価者の指導や評価結果のまとめ」など複数のステップに分けて作成するため、それなりの時間と労力がかかるものです。しかし、時間や労力をかけてでも、人事評価シートを作成するメリットがあります。ここでは、なぜ人事評価シートが重要なのかについて解説します。
社員一人ひとりを公平に評価するため
従業員の昇進・昇格の判断や賃金査定は、人事評価に基づいて決まります。人事評価シートを使用することで、評価者が客観的な評価基準に基づいて評価を行い、公平かつ明確な評価結果を示すことが可能です。すなわち、評価者の個人的な感情によって評価が歪められることを防げます。公平な評価がなされることで、社員一人ひとりのモチベーションアップにもつながります。
社員育成のため
人事評価シートを使用することで、社員に対して「どのような成果を出すべきか」「どのような能力を身につけるべきか」「どのような態度で仕事に臨むべきか」といった目標が明確に示されます。これにより、社員がそれぞれ自己評価を行い、さらなる成長の機会を得られるようになるでしょう。
また、人事評価シートを基にしたフィードバックや面談の場を設けることで、社員が自分自身の強みや課題、キャリアプランなどを考える機会を提供できます。社員が成長できるよう、目標設定やプランの策定を支援するのもよいでしょう。
会社のビジョンを伝えるため
人事評価シートを作成すれば、社員一人ひとりに自社のビジョンを浸透させられます。評価シートの評価項目や評価基準に、「ビジョンに沿った業務を遂行できているか」「ビジョンに向けた積極的なアクションを起こしているか」といった内容を加えるとよいでしょう。
そしてビジョンに関するフィードバックをすることで、社員が会社の目指す事業の方向性や目標に共感し、自分自身の行動に反映させられます。評価者と社員が協力して評価シートを活用すれば、社員の足並みが揃い、会社の目標達成につながるでしょう。
人事評価シートの評価基準は主に3つ
人事評価シートには大きく分けて3つの評価基準がある
評価基準とは、社員の業績や行動を評価するための基準となる項目のことです。評価基準は「業績」「能力」「情意」の大きく3つに分けられます。ここでは、人事評価シートの評価基準について、それぞれ詳しく解説します。
業績評価
人事評価シートにおける業績評価とは、社員が担当している業務やプロジェクトでの成果・実績を評価することです。具体的には、以下のような観点から評価します。
・社員が期待される目標やKPI（重要業績評価指標）を達成したか
・業務の品質や効率性がどの程度高かったか
・顧客や取引先からの評価やフィードバックがどうだったか
社員がその年度に残した成果の評価は、報酬や昇進、人事異動などの重要な決定に影響を与えることがあります。また過去の成績と比較することで、社員の成長度合いや能力の向上度合いを把握可能です。
能力評価
能力評価は、社員のスキルや能力、知識、経験、人格などを評価することです。具体的には以下のような項目があります。
・コミュニケーション能力
・問題解決能力
・リーダーシップ能力
・自己管理能力
・柔軟性や創造性
能力評価では、業務において必要なスキルや能力を明確にし、社員の能力レベルや強みを把握できます。その上で社員が不足している能力や弱点を特定し、能力向上やキャリアアップのための具体的なアドバイス・支援を行うとよいでしょう。
情意評価
情意評価は、社員のモチベーションや態度、協調性など、業務外の行動や社員としての素養を評価することです。具体的には以下のような評価があります。
・遅刻や欠勤がないか
・職場のルールやマナーを守っているか
・上司や同僚に対する敬意や感謝があるか
・自己啓発や社内外の活動へ積極的に参加しているか
情意評価は社員の生産性や満足度向上に大きく影響します。また職場でのコミュニケーションの改善、職場文化の向上など、組織全体が良い方向へ向かうためにも重要です。
【部下】人事評価シートの書き方とポイント
人事評価シートには適切な書き方がある
人事評価シートは社員の能力や成果を正確かつ公平に評価するための重要な書類ですが、書き方を誤ると効力を発揮できません。しかし、人事評価シートを作成した経験があまりなく、どのように書いたらよいのかが分からない方もいるのではないでしょうか。ここでは、評価を受ける側（部下側）に向けて、人事評価シートの書き方とポイントを紹介します。
等身大を評価する
人事評価シートで自己評価をする際は、自分自身を客観的に評価し、ありのままに記載することが大事です。過大評価してしまうと、実際の自分の実績・スキルと評価結果にギャップが生じ、将来的なキャリアアップの際に問題が発生する可能性があります。かといって過小評価しても自分にプラスはありません。
自己評価は正確に行わなければ、上司や人事部からのフィードバックや評価につながらず、結果的に自己成長の機会を失ってしまう恐れがあります。
問題点と改善点を報告する
人事評価シートは良い評価だけでなく、問題点や改善点もきちんと報告しましょう。問題点や改善点を正確に把握し、改善策を考えることで、自己成長や業務改善につながります。
また問題点や改善点を報告する際には、ただ単に課題を挙げるだけではなく、解決に向けた具体的なアクションプランを提示しましょう。そうすることで、改善に向けた取り組みを促進できるだけでなく、向上心のアピールにもつながります。
具体的な数字を用いる
人事評価シートを記載する際は、できる限り具体的な数字を用いて根拠を示しましょう。数値化することで、より正確な評価を受けられます。例えば、業績評価においては、達成した成果や目標達成率などの具体的な数字を挙げることが重要です。
一方で、能力評価や情意評価など定量化が難しい場合は、その評価に至った背景やエビデンスとなるものを具体的に記載しましょう。
簡潔に記載する
人事評価シートは上司や管理職、人事部門などさまざまな人が見る場合があります。そのため、評価者が読みやすいよう、簡潔で分かりやすい文章を心がけて作成しましょう。
ただし、簡潔に記載しつつも、評価の適切な説明や補足を行うことが大事です。情報を適切に伝えるために説明や補足が必要な場合には、それらもきちんと記載しましょう。
【上司】人事評価シートの書き方とポイント
部下のモチベーションを上げるためには、上司も人事評価シートの書き方をきちんと押さえておくことが大切
部下がモチベーションを高く保った状態で仕事に取り組めるように、評価者（上司）も人事評価シートの書き方とポイントをきちんと押さえておく必要があります。適切なフィードバックができれば、部下の成長を促進でき、より会社へ貢献してもらえるようになるでしょう。ここでは、評価者（上司）に向けて人事評価シートの書き方とポイントを紹介します。
絶対評価と相対評価を使い分ける
絶対評価と相対評価を使い分けることで、公平に評価しつつも、社員の競争率を上げることが可能となります。絶対評価とは、個人の能力や業績を自己完結的に評価する方法です。個人の業績が他の人の業績に左右されることがないため、公平に評価できます。
一方で相対評価とは、他の人と比較して評価する方法であり、組織内の人材の優劣を判断する際に有効です。相対評価は組織の人材配置や昇進などの決定において役立ち、チーム内の競争意識を高められます。
相対評価は、評価者によって偏りが生じる可能性があるため、評価者の公平性を保つことが重要です。絶対評価と相対評価を併用し、両方の視点から公平な評価をしましょう。
客観的に評価する
人事評価シートの目的は、社員の能力や業績を客観的に測定し、昇進や昇給、賞与などの人事評価を決定することです。評価者が主観的な評価をしてしまうと、公平性に問題が生じ、不満の声や離職者が出る恐れがあります。そのため評価シートは評価者自身の主観的な評価に影響されないように、具体的な業務成果や行動に基づく明確な基準が設けられることが一般的です。
とはいえ、クリエイティブな業務やコミュニケーションスキルを必要とする業務であれば、ある程度主観的な評価や感性を加える必要が出てくる場合もあります。原則としては客観的な評価が重要ですが、評価の目的や評価対象の性質によって、主観的な評価も取り入れるとよいでしょう。
理由・根拠を具体的に記載する
人事評価シートを具体的に記載することで、評価者と被評価者の両方が評価基準を明確に理解することが可能です。しかし、評価者が具体的な理由や根拠を記載しなければ、評価の過程や結果が不透明になります。
また、「評価者が主観的な意見や偏見に基づいて評価を行った」と疑われる可能性も少なくありません。結果的に評価を受ける側のモチベーションが低下したり、信頼関係が損なわれたりすることのないよう、客観的な基準に基づいた理由・根拠を記載しましょう。
ポジティブに伝える
部下の仕事に対する意欲を向上させるには、ポジティブに記載することが大切です。悪い点ばかり指摘すると、落ち込ませたり自信を喪失させたりします。できなかった点を指摘することは大切ですが、どのように次につなげればよいのか、改善点も記載するとよいでしょう。
また、肯定的な言葉を積極的に用いるのもおすすめです。「素晴らしい」「貢献度が高い」など、自分が言われて嬉しくなるような言葉を使うことをおすすめします。
【職業別】人事評価シートの例文
人事評価シートは職業によって書き方のポイントが異なる
人事評価シートを書くポイントや注意点が分かっても、具体的にどのように記載したらよいのか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。ここでは、人事評価シートの例文を職業別に紹介します。上司（評価者）・部下（被評価者）とに分けて記載しているため、ぜひ参考にしてみてください。
事務職
・部下
業務上のトラブルが生じた際に、迅速かつ適切な対応ができたと思っています。配送ミスによりクレームが発生した際の、クレーム対応にかかった時間を前年度の平均から10%短縮し、クレームの早期解決に取り組めました。
・上司
顧客からのクレーム対応にかかった時間を大幅に短縮しつつ、顧客満足度の向上に貢献したことに感謝しています。今後も部署内外の関係者と連携し、顧客満足度の向上および業務の効率化に励んでほしいと思います。
・解説
事務職の仕事は営業やエンジニアなどと比べてルーティンワークが多く、実績を定量化しにくいのが難しいところです。定量化できない場合は、仕事への取り組み方やコミュニケーションで気をつけた部分などを盛り込むとよいでしょう。
営業職
・部下
今年度の売上高目標達成率は110％と、目標以上の高い成果を残せました。ただし、前年と比べて新規取引先開拓数が2社減少しました。今後も既存顧客を大切にしつつ、積極的に営業活動を展開し、販路拡大に努めたいと思います。
・上司
目標をやや上回る売上高を達成し、会社へ大きく貢献してくれました。ただ、チーム内の情報共有が不十分だったため、改善の余地があると感じます。これからも既存顧客との信頼関係を深め、受注数の増加に向けて頑張りましょう。
・解説
営業職は目標や達成度を数字で表せる職業であるため、評価がしやすいといえます。数字を上げるためにどのような取り組みをするのかについても記載するとよいでしょう。
製造業
・部下
前年度は不良品率が高いことが問題視されていました。不良品率の目標が2%であるのに対し、今年度は不良品率1%と、目標を達成し、品質向上に努めました。不良品を減らす取り組みとして、完成した製品を上司とダブルチェックをしたのが功を奏したと思います。今後も低い不良品率を維持しつつ、作業時間を短縮して生産性の向上に努めたいと思います。
・上司
チームで一丸となって不良品を減らす取り組みは素晴らしいと思います。今後も継続してください。また、安全管理に徹底的に取り組み、事故ゼロを達成したのも評価します。これからも3Sを基本に、働きやすくて安全な作業環境を維持していきましょう。
・解説
製造業では生産数や経費削減、不良品率など、個人ではなくチームで目標に取り組むことがほとんどです。何に力を入れたのか、チームでどのように協力したのかを盛り込むとよいでしょう。
保育士
・部下
保護者から「子供が食事を嫌がっている」と相談を受けたため、食事の苦手な子供に対して食事を楽しめる工夫をしました。具体的には「食事の前にその日の献立の豆知識を伝える」「食事が楽しくなるようなお話をする」などです。その結果、子供が食事を楽しみながら食べるようになりました。
・上司
先生が子供を楽しませようと努力している姿勢が伝わります。また保護者とのコミュニケーションにも配慮し、親身になって相談に乗っている姿は高評価です。今後も継続してほしいと思います。それに加え、保護者に取ったアンケートで満足度が95%だったことから、多くの保護者に満足していただけていることが分かります。95%で満足せずに100%を目指しましょう。
・解説
保育士の仕事も成果を定量化するのが難しいため、園児や保護者とどのように接したか、課題に対してどのように取り組んだかを記載するとよいでしょう。
まとめ
人事評価シートを適切に書けば、組織力の向上につながる
人事評価シートは社員の能力や実績、仕事への取り組み方などを公平に評価するための書類です。評価基準は「業績」「能力」「情意」の大きく3つに分けられます。人事評価シートを記載する際は、具体的な数値を用いつつ、ありのままを評価しましょう。
評価者は絶対評価と相対評価を使い分け、社員のモチベーションが向上するようにポジティブに伝えることが大切です。
