新卒採用のスケジュールは？採用担当者がやるべきことを時期別に解説

新卒採用の基本的なスケジュール

 

新型コロナウイルス感染症の影響や採用難から、採用スケジュールを見直す企業が増えています。優秀な人材を採用するにはスケジュールの組み方を工夫することが重要です。そのためにも、まずは一般的な新卒採用のスケジュールについて知っておきましょう。

 

【6月~2月】インターンシップ

インターンシップは、大学3年生を対象とした研修制度です。実際の職場で業務やプロジェクトに参加し、業務に必要なスキルや知識を身に付けてもらいます。

 

企業や団体が主催し、大学の長期休暇期間である夏休みや冬休みを利用して実施するのが一般的です。週末や平日の夕方に「ショートインターンシップ」を開催するケースもあります。

 

【2月~5月】採用マーケティング

採用マーケティングとは、採用候補者の心理や行動を分析し、自社の魅力をアピールするマーケティング手法です。インターンシップやSNSを活用した情報発信も採用マーケティングのひとつと言えます。そのため、新卒採用に関する採用マーケティングは、年間を通じて行うのが基本です。

 

しかし、求職者が活発に動き始める2月頃から採用マーケティングを本格化し、母集団の形成を図る企業が多いでしょう。

 

【6月~9月】選考

会社説明会や書類選考、面接といった選考活動が本格化するのは6月頃からです。ただし、選考解禁日によって選考が本格化する時期が異なります。内定を出す時期も企業によって異なりますが、一般的には選考開始から2か月~4か月後が目安です。内定式は、6月に選考解禁であれば、9月~11月頃に行われるケースがほとんどでしょう。

 

企業規模によって新卒採用のスケジュールは異なる

 

新卒採用のスケジュールは、企業の規模によって異なる場合があります。採用人数やコストに差があるためです。また、採用競争が激しい業界では競合他社と差別化するため、早期に選考を始める企業も少なくありません。ここでは、企業規模ごとの新卒採用のスケジュールについて解説します。

 

大手企業は基本スケジュール通りが多い

大手企業は、数百人以上の新卒採用を行うことがあるため、採用プロセスが長期化する傾向があります。そのため、9月から10月の内定式に向け、基本スケジュールに沿って選考を進める企業がほとんどです。採用人数によっては、複数回にわたる選考を実施することもあります。

 

中小企業は短期決戦型が多い

採用人数が比較的少ない中小企業は、スケジュールが短くなる場合があります。大手企業と比べて予算やリソースが限られていて、採用活動に割ける時間や費用が少ないのも理由のひとつです。

 

その分、フレキシブルな採用戦略を取れます。選考の手続きを簡素化したり採用条件を柔軟に設定したりすることで、必要な人材を短期間で迅速に確保できるでしょう。採用競争を避けるため、あえて大手企業とスケジュールをずらすこともあります。

 

ベンチャー企業は全体的に早め

ベンチャー企業はスピード重視の採用スタイルを取ることが多く、優秀な人材を早期に確保するために、新卒採用のスケジュールを早めに設定する傾向があります。スタートアップ期間が短く、成長の著しい企業であるため、新卒採用でも魅力的な企業であることを学生にアピールすることが大切です。インターンシップを実質的な選考活動としている企業も少なくありません。

 

新卒採用スケジュールに合わせて採用担当者がやること

 

採用担当者の業務は、採用計画の策定や採用広報の企画、選考の実施、応募者対応と多岐にわたります。そのため、新卒採用スケジュールに合わせ、遅延がないように計画的に進めることが重要です。ここでは、新卒採用スケジュールに合わせて採用担当者が行うことを解説します。

 

【5月頃・採用活動開始前】インターンシップの準備

6月頃から採用活動が本格化し、7月や8月には夏季インターンシップが始まります。インターンシップ直前の5月頃は、資料作成や機材の準備に忙しいでしょう。具体的な準備は以下の通りです。

 

・エントリー状況の確認と参加者への事務連絡

・社員の予定や業務の進行状況を加味したスケジュールの最終調整

・研修資料や教材、説明用の資料の準備

・参加者が必要とする機材やツールの準備

・参加者の休憩スペースの確保や食事の手配

 

【6月~8月頃】夏季インターンシップの実施

夏季インターンシップは、6月~8月頃に実施する企業が多く、採用担当者が企画・運営全般を管理し、参加者の指導やサポートをすることがほとんどです。

 

具体的には、業務内容の説明や指示、定期的な進捗報告の確認やフィードバック、参加者の相談対応、質問への回答を担当し、終了後は、プログラムの分析・評価を行います。夏季インターンシップは、マーケティング目的という側面もあるのが特徴です。

 

【9月~2月頃】秋季・冬季インターンシップの実施

9月~11月は秋季インターンシップ、12~2月は冬季インターンシップを実施します。夏季インターンシップに参加できなかった学生を対象に、次年度の新卒採用に向けて早期に自社を知ってもらうことが目的です。

 

夏季インターンシップとは異なり、参加する学生たちと交流を深め、学生たちの人柄や能力を知る狙いもあります。

 

【3月~5月】会社説明会の実施と選考の準備

本格的な選考活動が始まる前に会社説明会を実施し、母集団を形成する必要があります。会社説明会では、企業の概要や事業内容を紹介し、参加者に自社の全体像を把握してもらうことが大切です。求人募集の内容や採用時期、採用プロセスも説明しましょう。

 

終了後、参加者にフォローメールを送ることも重要です。感謝の気持ちとともに、選考プロセスやエントリーシートの提出方法、面接のスケジュールや形式を伝えます。

 

【6月~9月】選考活動の展開

6月~9月は選考活動が集中する時期です。書類選考や面接、適性検査で、自社とマッチ度が高い人材を見極めましょう。

 

選考プロセスや面接の日程、採用の条件に関する問い合わせに対応したり、選考の進捗状況を報告したりするのも採用担当者の仕事です。面接は複数回実施するケースが多いため、適切なスケジュールを組む管理スキルが求められます。

 

【10月~】内定と各種サポート

10月頃に内定を出し、学生が内定承諾したら、内定者フォローをしましょう。サポートの具体的な内容は以下の通りです。

 

・内定者向け説明会を実施し、入社前に理解すべきことや社員のマナー、ルールを説明する

・内定者とメールや電話でやり取りし、内定者の不安や疑問に答える

・入社前研修を実施し、スムーズに職場になじめるよう業務や会社の理念・文化・制度を説明する

・内定者同士が交流し、入社前に仲間を作れるイベントを実施する

・入社に必要な書類の手続きや手配をサポートする

 

新卒採用では早期選考もおすすめ

 

少子高齢化や人口減少が進む日本では、優秀な人材の採用がますます難しくなっています。企業は優秀な人材確保に向けて何かしらの工夫をする必要があるでしょう。採用市場を勝ち抜きたい企業におすすめなのは「早期選考」です。ここでは、早期選考のメリットを紹介します。

 

スキルレベルが高い学生を採用できる

優秀な人材を早期に確保するには、早期選考が有効です。スキルレベルの高い人材は多くの企業からオファーを受けることが予想されるため、早めにアプローチすることで優位に立てるでしょう。選考プロセスの短縮化により、人員配置や研修計画といった人事に関するコストが削減できる点もメリットです。

 

早期選考を進めるには、インターンシップを利用して個別に案内したり、Web面接を実施したりする方法があります。

 

学生にとってもメリットが大きい

早期選考は企業だけでなく、学生にもメリットがあります。特に大きなメリットは、就職先が早く決まるため、就職活動期間を短縮できることです。就職活動の負担が減り、それ以外のことに時間を割けるため、残りの学生生活を存分に楽しめるでしょう。

 

他にも、選考プロセスが短縮することで企業とのやり取りも早くなり、不安やストレスを抱えることが少ない点もメリットです。

 

新卒採用活動が始まる前の準備

 

採用活動には多くの選考プロセスが存在するため、事前準備が大切です。事前に選考プロセスを整理し、担当者がやるべきことを明確にしないと、優秀な人材の獲得という本来の目的を達成できないでしょう。ここでは、採用活動前の準備について解説します。

 

採用計画を策定する

採用の方向性を明確にし、選考プロセスをスムーズに進めるには採用計画を策定することが大切です。企業の現状や将来のビジョン、業務を考慮して、必要な人材の条件を明確にしましょう。例えば、「どの部署で」「どの職種で」「どのくらいの人員が必要か」といった条件です。

 

続いて、採用予算や採用手順、募集方法、スケジュールを決めます。採用計画を策定することで、マッチ度の高い人材を採用できるでしょう。

 

各種施策を立案する

採用計画を立てたら、具体的な施策を立案し実行します。具体的には、求人媒体や採用手法の計画、応募や内定の辞退を防ぐ施策が必要です。母集団形成のために、SNSやインターンシップ、会社説明会も実施するとよいでしょう。

 

中でも、応募辞退を防ぐには、面接や選考プロセスを改善しなければなりません。この手順が煩雑だと、辞退されるリスクが高まります。また、内定辞退を予防したいのであれば、積極的なコミュニケーションで入社前の不安を取り除くことが大切です。

 

管理体制を整える

特に、大手企業は新卒採用で大勢の応募者に対応しなければなりません。そのようなケースに備えて、管理体制を整えておきましょう。管理体制を整える際は、採用フローを明確にして適切に業務を分担することが大切です。管理体制の整備に割ける人的リソースが足りない場合、採用管理システムや採用代行サービスを利用して業務の自動化や効率化を図るとよいでしょう。

 

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自動返信メールや面接日程の自動調整など、繰り返す作業を自動化することで、作業の効率化が期待できます。蓄積されたデータを分析して採用プロセスの改善に生かすことで、より優秀な人材を獲得できるでしょう。それぞれの企業に必要な機能をカスタマイズできるため、ぜひご相談ください。

 

 

まとめ

 

新卒採用スケジュールは、6月~9月にかけて選考活動を展開し、10月に内定を出すのが一般的です。優秀な人材を獲得したい場合、他の企業より早くアプローチできる早期選考をおすすめします。採用活動の質を上げるために、採用管理システムを導入してもよいでしょう。

 

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